Het komt geregeld voor dat een eigenaar binnen de VvE inzage wil in de administratie van de VvE. Sommige eigenaars vragen ook om kopieën van bepaalde stukken. Voor het bestuur van de VvE is het niet altijd duidelijk waar het precies inzage in moet of mag geven.
De modelreglementen
In de verschillende modelreglementen zijn ook allerlei verschillende regelingen opgenomen met betrekking tot het inzagerecht. In het meest recente modelreglement 2017 is een uitgebreide regeling opgenomen ten aanzien van informatieverstrekking aan de eigenaars. Er is een lijst opgenomen van stukken waar de eigenaars sowieso inzage in hebben. Daarnaast is ook het recht op het maken van kopieën van die stukken tegen kostprijs opgenomen.
In modelreglement 2006 is juist een heel beperkte regeling opgenomen met betrekking tot het inzagerecht. Hieruit volgt namelijk alleen het recht op inzage in de notulen van de vergadering. Ook in de oudere modelreglementen (1973, 1983 en 1992) zijn regels opgenomen met betrekking tot het inzagerecht.
Rechtspraak
Over het inzagerecht wordt ook geprocedeerd. Zo volgt uit een uitspraak van het gerechtshof Leeuwarden van 9 juli 2008 dat het recht op inzage ook ziet op stukken uit het verleden. Een eigenaar heeft dus ook het recht om stukken in te zien van voor de datum waarop hij eigenaar is geworden.
De rechtbank Den Haag heeft in haar uitspraak van 6 januari 2012 bepaald dat een eigenaar zich bij het beroep op het inzagerecht mag laten bijstaan door een accountant of andere deskundige. Zeker wanneer de eigenaar zelf niet goed in staat is de stukken op juiste wijze te interpreteren.
Welke stukken?
Sommige eigenaars vragen om inzage in de administratie van de VvE zonder nader te specificeren wat zij precies in willen zien en waarom. De vraag die dan rijst bij bestuursleden is of zij gehoor moeten geven aan zo’n algemeen geformuleerd verzoek. De rechtbank Noord-Holland heeft in haar uitspraak van 20 april 2017 geoordeeld dat het inzagerecht niet onbeperkt is. Dit zou het effectief besturen van de VvE kunnen belemmeren. Het is aan het bestuur van de VvE om bij elk inzageverzoek een afweging te maken welke informatie wordt verstrekt en in welke vorm.
De wet
Het inzagerecht is niet alleen geregeld in de verschillende modelreglementen. Ook in de wet is in artikel 843a van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering wat geregeld over inzagerecht. Uit dit artikel volgt dat degene die daartoe een rechtmatig belang heeft, inzage kan vorderen van bepaalde bescheiden aangaande een rechtsbetrekking waarin hij partij is. Daaronder valt ook een afschrift of uittreksel. Dit wordt de exhibitieplicht genoemd. Ook hier geldt dat het inzagerecht niet onbeperkt is. Er moet sprake zijn van een redelijk belang en het moet gaan om ‘bepaalde’ bescheiden. Deze beperking is opgenomen om fishing expeditions te voorkomen. Een fishing expedition houdt in dat iemand vist naar bepaalde informatie bij een wederpartij zonder precies te weten welke informatie de wederpartij heeft. Inzage kan worden geweigerd als daar gewichtige redenen voor zijn of indien kan worden aangenomen dat een behoorlijke rechtspraak ook zonder het verstrekken van de gevraagde stukken is gewaarborgd.
AVG
Ook in het kader van de AVG dient het bestuur een zorgvuldige afweging te maken welke gegevens al dan niet worden verstrekt aan een eigenaar. Met name met gevoelige persoonsgegevens moet zeer zorgvuldig worden omgegaan. Tot gevoelige persoonsgegevens behoren bijvoorbeeld de betalingsachterstanden van eigenaars. Het is niet wenselijk en noodzakelijk om eigenaars inzage te geven in de betalingsachterstanden van andere eigenaars. In zo’n geval kan wel worden aangegeven wat het totaalbedrag van de debiteurenachterstand is en de hoogte van het bedrag per debiteur zonder daarbij te vermelden om wie het precies gaat.
Tot slot
Bij een verzoek om een inzage moet altijd goed worden gekeken welk modelreglement van toepassing is, omdat de bepalingen onderling verschillen. Het kan ook zo zijn dat in de akte van splitsing van de VvE een afwijkende regeling is opgenomen. Het bestuur van de VvE dient in elk individueel geval te beoordelen welke informatie het verstrekt en in welke vorm.
Sanne Siebes en Marnix Nijenhof – Rijssenbeek Advocaten
