Het komt geregeld voor dat vrijwilligers aanbieden om bepaalde werkzaamheden te verrichten voor de VvE. Denk dan bijvoorbeeld aan technische klusjes, tuinonderhoud of schoonmaakwerkzaamheden. Als de VvE gebruik maakt van vrijwilligers, is er een aantal zaken waar de VvE op moet letten. Welke, leest u in deze column.
Een vrijwilligersovereenkomst moet aan bepaalde vereisten voldoen. Het kan ook zijn dat een vrijwilligersovereenkomst overgaat in een arbeidsovereenkomst. Het is belangrijk dat de VvE zich bewust is van de gevolgen hiervan.
Arbeidsovereenkomst
Een arbeidsovereenkomst is op grond van de wet een overeenkomst waarbij de ene partij (de werknemer) zich verbindt om in dienst van de andere partij (de werkgever) tegen loon gedurende zekere tijd arbeid te verrichten. Als je ‘in dienst’ bent, betekent dit dat sprake is van ondergeschiktheid van de werknemer aan de werkgever. De werknemer verricht werkzaamheden niet zelfstandig, maar in opdracht van de werkgever. Hij moet zich houden aan de instructies van de werkgever over de inhoud van de werkzaamheden.
Een vrijwilliger verricht, net als een werknemer, ook arbeid. In de praktijk zijn beiden ondergeschikt aan een werkgever. Het grootste verschil tussen een werknemer en een vrijwilliger is dat een werknemer recht heeft op loon en een vrijwilliger niet. Als een vrijwilliger loon ontvangt, is het risico groot dat een arbeidsovereenkomst ontstaat. De vrijwilliger wordt dan een werknemer en de VvE in dit geval een werkgever. Dat kan grote juridische en financiële gevolgen hebben.
Vrijwilligersovereenkomst
Als een vrijwilliger zich meldt bij de VvE en de VvE wil gebruik maken van de diensten van deze vrijwilliger, ontstaat een vrijwilligersovereenkomst. Is deze overeenkomst ontstaan dan zijn zowel de VvE als de vrijwilliger gehouden zorgvuldig met elkaar om te gaan. Zij moeten rekening houden met elkaars belangen. Wat die belangen precies zijn, kan worden uitgewerkt in de vrijwilligersovereenkomst.
Naast de bepalingen uit de vrijwilligersovereenkomst, zijn ook de wet, de gewoonte en de redelijkheid en billijkheid bepalend voor wat de vrijwilliger en de VvE van elkaar mogen verwachten. Een vrijwilligersovereenkomst kan mondeling worden aangegaan, maar het is natuurlijk beter om afspraken schriftelijk vast te leggen zodat daar geen verwarring over kan bestaan. Onderwerpen die in een vrijwilligersovereenkomst kunnen worden geregeld, zijn bijvoorbeeld: de taken van de vrijwilliger, een eventuele onkostenvergoeding, de plicht om zich aan instructies van de VvE te houden, het melden van afwezigheid en hoe de overeenkomst kan worden opgezegd.
Vrijwilligersvergoeding
In artikel 2 lid 6 van de Wet op de loonbelasting 1964 is bepaald dat de vrijwilligersvergoeding maximaal € 190,00 per maand en € 1.900,00 per kalenderjaar mag bedragen. De hoogte van de vergoeding moet door de vergadering van eigenaars worden vastgesteld. Tussentijds kan dit bedrag door de vergadering worden aangepast. De vrijwilligersvergoeding heeft het karakter van een onkostenvergoeding die moet voldoen aan aanvullende voorwaarden die door de Belastingdienst zijn vastgesteld.
Belastingdienst
De Belastingdienst stelt op dit moment de volgende voorwaarden aan een vrijwilligersovereenkomst:
- De vrijwilliger is 21 jaar of ouder en ontvangt een vergoeding per uur. In 2023 bedraagt deze vergoeding maximaal € 5,00 per uur tot een maximum van € 190,00 per maand en € 1.900,00 per jaar. Zowel de vergoeding per uur, per maand, als per jaar mag niet hoger zijn dan deze bedragen. Als de VvE zich aan deze bedragen houdt, hoeft de VvE geen opgave te doen bij de Belastingdienst;
- De vrijwilliger is jonger dan 21 jaar en ontvangt een vergoeding per uur. In 2023 bedraagt deze vergoeding maximaal € 2,75 per uur tot een maximum van € 190,00 per maand en € 1900,00 per jaar. Zowel de vergoeding per uur, per maand, als per jaar mag niet hoger zijn dan deze bedragen. Als de VvE zich aan deze bedragen houdt, hoeft de VvE geen opgave te doen bij de Belastingdienst;
- Als geen vergoeding per uur voor de inzet van de vrijwilliger is afgesproken dan moet de vergoeding die wordt toegekend zo laag zijn dat deze niet in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van het werk. Het maximum van € 190,00 per maand en € 1900,00 per jaar geldt voor het totaal van de vergoeding voor de inzet van de vrijwilliger.
Verzekeringen
Bij het uitvoeren van de werkzaamheden door de vrijwilliger kan schade ontstaan. Er zijn in dat geval verschillende verzekeringen die de schade kunnen vergoeden. Als de vrijwilliger een Aansprakelijkheidsverzekering voor particulieren heeft en ten opzichte van de VvE een onrechtmatige daad pleegt, zoals het veroorzaken van schade aan een gemeenschappelijk gedeelte door gebruik van een verkeerd schoonmaakmiddel, dan dekt deze verzekering in de meeste gevallen de schade. Indien de vrijwilliger geen Aansprakelijkheidsverzekering heeft, kan de VvE een aanvullende Aansprakelijkheidsverzekering voor vrijwilligers afsluiten. Het is dus verstandig om bij het aangaan van een vrijwilligersovereenkomst te informeren of de vrijwilliger een Aansprakelijkheidsverzekering heeft. Daarnaast kan de VvE overwegen om een ongevallenverzekering af te sluiten voor het geval dat de vrijwilliger lichamelijk letsel oploopt tijdens het vrijwilligerswerk.
Conclusie
Als de VvE gebruik maakt van vrijwilligers dan moet rekening worden gehouden met bovengenoemde zaken. Om te voorkomen dat een arbeidsrelatie met de vrijwilliger ontstaat moet de VvE zich (onder meer) aan de volgende criteria houden:
- Er dient een schriftelijke overeenkomst te worden aangegaan;
- De vrijwilliger en de VvE beogen bij het aangaan van de vrijwilligersovereenkomst – en ook in de praktijk – een opdrachtovereenkomst. Hier staan dan ook geen afspraken in over ziekte en vakantie.
Kortom, vrijwilligers kunnen van grote waarde zijn binnen de VvE, maar oplettendheid is noodzakelijk.
