Vijf jaar na het inwerking treden van de AVG blijft het onderwerp privacy de gemoederen bezig houden binnen VvE's. Een van de punten waar eigenaars en het bestuur van een VvE geregeld over in de clinch liggen, is het verstrekken van een gebruikersverklaring bij het in gebruik geven van het appartement door de eigenaar aan een ander.
De gebruikersverklaring
Als een eigenaar binnen de VvE zijn appartement aan een ander in gebruik wil geven dan dient de eigenaar een ondertekende gebruikersverklaring te verstrekken aan het bestuur van de VvE waaruit (onder meer) de NAW-gegevens van de gebruiker blijken. De gebruiker verklaart hiermee dat hij zich zal houden aan de splitsingsakte, het huishoudelijk reglement en de regels zoals opgenomen in artikel 5:128 van het Burgerlijk Wetboek. In het geval van het afgeven van een gebruikersverklaring zijn met name de volgende artikelen uit de AVG van belang: artikel 6 lid 1 sub c waarin de wettelijke grondslag is opgenomen en artikel 6 lid 1 sub f waarin het gerechtvaardigd belang is opgenomen. De wettelijke grondslag voor het werken van persoonsgegevens volgt uit artikel 5:126 lid 3 van het Burgerlijk Wetboek. Tevens bevatten alle modelreglementen een bepaling (artikel 41 MR 1973, 42 MR 1983, 42 MR 1992, 54 MR 2006 en 59.1 MR 2017) waarin staat dat het bestuur een register van de eigenaars en gebruikers dient bij te houden en dat de eigenaars bij ingebruikgeving van hun appartement gehouden zijn een gebruikersverklaring te overleggen aan het bestuur.
De VvE heeft dan ook voldoende grondslag voor het verwerken van de persoonsgegevens die op de gebruikersverklaring staan. De grondslag berust zowel op de wet als op het gerechtvaardigd belang.
Uitspraak rechtbank Overijssel
Een kwestie over het verstrekken van een gebruikersverklaring is recent aan de orde geweest bij de rechtbank Overijssel. In deze kwestie vraagt de eigenaar de rechter het vergaderbesluit te vernietigen waarin is besloten dat een gebruikersverklaring moet worden afgegeven. De desbetreffende eigenaar is van mening dat dit in strijd is met de AVG, meer precies strijd met artikel 6 lid 1 sub a AVG. In deze bepaling is opgenomen dat de betrokkene toestemming moet geven voor het verwerken van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden. De eigenaar neemt het standpunt in dat geen toestemming is gegeven voor het verwerken van de persoonsgegevens op de gebruikersverklaring en dat de gebruikersverklaring om die reden in strijd is met de AVG.
De VvE is van mening dat geen sprake is van strijd met de AVG, omdat zij de gebruikersverklaring in samenspraak met de Autoriteit Persoonsgegevens heeft opgesteld. Door de VvE wordt niet betwist dat geen toestemming is gevraagd voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de gebruikersverklaring. De VvE voert aan dat de VvE een gerechtvaardigd belang heeft voor het verwerken van de persoonsgegevens, omdat de VvE de persoonsgegevens nodig heeft in het geval van calamiteiten, voor postbezorging en voor het goed kunnen beheren van de mandelige eigendommen. De eigenaar brengt daartegenin dat in geval van een calamiteit kan worden aangebeld.
De rechtbank is van oordeel dat de eigenaar onvoldoende verweer heeft gevoerd tegen de argumenten van de VvE. De eigenaar heeft wel aangevoerd dat kan worden aangebeld bij de betreffende chalet in geval van calamiteiten, maar dit is geen betwisting van het door de VvE aangevoerde rechtmatige belang. De rechter is dan ook van oordeel dat geen sprake is van strijd met de AVG en dat de VvE een gerechtvaardigd belang heeft om de persoonsgegevens te verwerken.
Dit is niet de eerste en zeker niet de laatste procedure die zal worden gevoerd over de AVG en de positie van een VvE. Wij houden u daarvan op de hoogte.
