Het vergaderseizoen is in volle gang. We hebben er in onze vorige column ook al aandacht aan besteed. En bij vergaderingen spelen volmachten een belangrijke en soms ook cruciale rol. Tijd dus om daar eens goed bij stil te staan.
In de wet (5:127 lid 1 BW) is bepaald dat alle appartementseigenaars toegang hebben tot de vergadering van eigenaars. Iedere eigenaar is dus persoonlijk bevoegd om de vergadering bij te wonen. Daarnaast is het mogelijk om een ander te volmachtigen om namens jou te verschijnen en deel te nemen aan de vergadering van eigenaars. In de modelreglementen is dit opgenomen in artikelen 35 MR 1973, 36 MR 1983 en 1992, 49 MR 2006 en 53.1 MR 2017.
In het appartementsrecht is niets geregeld over hoe het precies zit met de volmacht. In wetboek 3 van het Burgerlijk Wetboek staat in artikel 60 en verder meer informatie over de volmacht. Opgenomen is dat een volmacht de bevoegdheid is die de volmachtgever verleent aan een ander, namelijk de gevolmachtigde, om in zijn naam rechtshandelingen te verrichten.
Het doel van een volmacht is dat een ander namens jou de vergadering kan bijwonen, daar het woord kan voeren en het stemrecht kan uitoefenen. Als je zelf niet kan (of wil) komen, dan is dat dus in de eerste plaats een handig instrument om je stem niet verloren te laten gaan.
Soorten volmachten
De wet (artikel 3:62 BW) maakt onderscheid tussen verschillende soorten volmachten. Er kan sprake zijn van een algemene volmacht, een doorlopende volmacht, een bijzondere/beperkte volmacht, een doelvolmacht of een onherroepelijke volmacht. Wat zijn dat precies?
De algemene volmacht houdt in dat de gevolmachtigde ter vergadering ten aanzien van alle onderwerpen die ter discussie staan of zullen staan naar bevind van zaken mag handelen, waaronder begrepen het uitbrengen van zijn stem. Een doorlopende algemene volmacht is ook mogelijk. In dat geval is de gevolmachtigde niet alleen gemachtigd voor een specifieke vergadering, maar voor alle (toekomstige) vergaderingen van de VvE.
De bijzondere dan wel beperkte volmacht is een volmacht dat voor een bepaald doel is verleend. Dit kan bijvoorbeeld een steminstructie zijn. De gevolmachtigde mag dan enkel zijn stem uitbrengen, zoals opgenomen op de volmacht en verder niet het woord voeren.
De doelvolmacht ziet op een speciaal doel. Een doelvolmacht kan bijvoorbeeld zien op een aantal agendapunten waar de gevolmachtigde voor of tegen moet stemmen. Je spreekt ook van een doelvolmacht als de volmacht zich alleen beperkt tot de geagendeerde punten.
Deze laatste twee soorten volmachten onderscheiden zich van de algemene volmacht in die zin dat in deze gevallen niet het woord mag worden gevoerd door de gevolmachtigde, maar enkel volgens instructie een stem mag worden uitgebracht. Als niet geagendeerde zaken worden besproken, mag de gevolmachtigde hier dus niet over stemmen. Het is aan het bestuur van de VvE om tijdens de inname van de volmachten de volmachten te controleren op hun reikwijdte.
De onherroepelijke volmacht is een volmacht dat in beginsel niet kan worden herroepen door de volmachtgever. Een herroeping van deze volmacht is dan dus nietig. Enkel een rechter kan de onherroepelijke volmacht buiten werking stellen. In zo’n geval heeft de VvE dus slechts te maken met de gevolmachtigde.
Vormvereisten
Volgens de wet is de volmacht in beginsel niet aan enige vorm gebonden. De volmacht mag schriftelijk en mondeling worden verleend, uitdrukkelijk of stilzwijgend (3:61 lid 1 BW). Op deze regel geldt een uitzondering. Voor een gewone vereniging, niet zijnde een VvE, geldt dat de volmacht schriftelijk moet zijn (2:38 lid 4 BW).
Artikel 3:71 lid 1 BW bepaalt dat de volmacht als ongeldig mag worden bestempeld als de gevolmachtigde niet een geschrift kan overleggen waaruit blijkt dat hij gevolmachtigd is. Om problemen met betrekking tot deze bewijslast te voorkomen is in alle modelreglementen opgenomen dat de volmacht schriftelijk moet zijn.
De digitale volmacht
Nu het enige vormvereiste met betrekking tot de volmacht is dat de volmacht schriftelijk moet zijn, is er geen probleem met het digitaal verstrekken van een volmacht. De volmacht kan bijvoorbeeld als bijlage bij een e-mail worden gevoegd, maar de volmachtgever kan ook in een e-mail zelf een ander volmachtigen.
Bij vragen, neem gerust contact met ons op.
