Binnen een Vereniging van Eigenaars (VvE) worden tijdens de vergadering van eigenaars besluiten genomen over uiteenlopende onderwerpen. Het komt voor dat tijdens zo’n vergadering plotseling een onderwerp ter sprake dat niet op de agenda staat waar vervolgens over wordt gestemd en een besluit wordt genomen. Mag dat eigenlijk wel?
Niet op de agenda, toch een besluit
Veel mensen denken dat elk onderwerp waarover besloten wordt, vooraf netjes op de agenda moet staan. Dan kunnen de eigenaren aan de hand daarvan bedenken of zij bij die vergadering aanwezig willen zijn of daarvoor een machtiging (al dan niet met steminstructie) willen afgeven en zich daarop eventueel voorbereiden. Toch is het juridisch gezien net iets genuanceerder.
Er bestaat namelijk geen wettelijke regel die verbiedt dat een besluit door de vergadering van eigenaars wordt genomen als het onderwerp niet op de agenda stond. Ook de meeste splitsingsreglementen – de spelregels binnen een VvE – eisen niet expliciet dat alle onderwerpen vooraf op de agenda staan. Dat betekent dat het in principe toegestaan is om tijdens een vergadering van eigenaars een niet-geagendeerd onderwerp te bespreken én daarover een besluit te nemen.
Dat neemt niet weg dat zo'n besluit mogelijk wel door de kantonrechter kan worden vernietigd als een eigenaar het daarmee niet eens is.
Redelijk belang en goede voorbereiding
Als een eigenaar het niet eens is met een besluit over een onderwerp dat niet op de agenda stond, kan diegene de rechter vragen dit besluit te vernietigen. Die eigenaar moet wel voldoende belang hebben bij een dergelijk vernietigingsverzoek. De eigenaar moet dan aantonen dat hij of zij in een redelijk belang is geschaad. Bijvoorbeeld omdat er geen tijd was om de stukken door te nemen, informatie in te winnen of invloed uit te oefenen op de besluitvorming.
Bij sommige onderwerpen ligt het voor de hand dat voorbereiding vooraf essentieel is. Denk bijvoorbeeld aan de goedkeuring van de jaarrekening of besluiten over omvangrijke uitgaven. In zulke gevallen moeten leden in staat worden gesteld de bijbehorende stukken vooraf in te zien en – indien nodig – advies in te winnen. Wordt een dergelijk punt pas tijdens de vergadering toegevoegd, dan kan dat leiden tot een onevenwichtige besluitvorming.
Toewijzing verzoek tot vernietiging
In een situatie die werd voorgelegd aan Rechtbank Midden-Nederland, was tijdens de vergadering van eigenaars een besluit genomen over een agendapunt dat van tevoren niet bekend was gemaakt. In die zaak oordeelde de rechter dat eigenaren zich voorafgaand aan de vergadering niet op alle te behandelen onderwerpen hadden kunnen voorbereiden. Hierdoor was het voor hen niet mogelijk geweest om tijdens de vergadering een inhoudelijke discussie te voeren over een toegevoegd agendapunt. Bovendien konden afwezige eigenaren hierdoor hun aanwezigheid of steminstructies niet afstemmen op de volledige agenda. Volgens de rechtbank zijn die eigenaren daardoor in hun rechten beperkt.
Afwijzing verzoek tot vernietiging
Maar een verzoek tot vernietiging als sprake is van een besluit over een niet-geagendeerd onderwerp, wordt ook geregeld afgewezen. Daarbij kan een rol spelen of de besluitvorming naar verwachting anders zou zijn, als niet aanwezige leden wél van het toegevoegde onderwerp op de hoogte zouden zijn geweest.
Ook in een situatie waar de rechter oordeelde dat 'slechts van een besluit met een beperkte strekking' sprake was en dat besluit bovendien door iedereen die zijn stem had uitgebracht was aangenomen, werd het verzoek tot vernietiging van dat besluit afgewezen. In dat geval zou vernietiging van het besluit volgens de rechter bovendien slechts tot vertraging in de besluitvorming leiden.
Risico's van spontane besluiten
Kortom, het is mogelijk om tijdens de vergadering een besluit te nemen over een onderwerp dat niet op de agenda staat. Maar dat is niet geheel zonder risico. Door een eigenaar kan namelijk een verzoek tot vernietiging worden ingediend bij de kantonrechter. Dat moet volgens de wet dan wel gebeuren binnen één maand nadat de eigenaar kennis heeft genomen van het besluit. Als een eigenaar kan aantonen dat hij of zij door die gang van zaken is benadeeld, kan de kantonrechter het besluit vernietigen.
Wilt u meer weten of heeft u vragen over deze column? Neem dan contact op met Laurine van Gemert, Sven van der Klaauw of Marnix Nijenhof. U kunt natuurlijk ook kijken op www.rijssenbeek.nl of een digitaal bezoek brengen aan onze Kennisbank.
