Een slapende VvE komt vaak voor bij kleinere appartementencomplexen. Er wordt niet vergaderd, er is geen actief bestuur en er wordt geen geld gereserveerd voor onderhoud. Dat lijkt soms voordelig, omdat de maandelijkse VvE-bijdrage laag is of ontbreekt. Toch kan dit binnen het appartementsrecht tot problemen leiden.
Een VvE is bedoeld om de gezamenlijke belangen van appartementeneigenaren te beheren. Denk aan onderhoud van het dak, de gevel, het trappenhuis, de lift en andere gemeenschappelijke delen. Ook de opstalverzekering, de begroting en het reservefonds VvE horen daarbij. Als de VvE niet functioneert, blijven deze verplichtingen liggen.
Een slapende VvE activeren is daarom belangrijk voor het gebouw, de waarde van de appartementen en de financiële zekerheid van eigenaars. De wet verlangt dat een VvE voldoende reserveert voor groot onderhoud. Dat kan via een reservefonds, bijvoorbeeld op basis van een Meerjarenonderhoudsplan (MJOP). In deze column leest u hoe u een slapende VvE juridisch zorgvuldig en praktisch weer actief maakt. Eerder schreven wij daarover op onze Kennisbank.
Wat is een slapende VvE
Een slapende VvE is een Vereniging van Eigenaars die in de praktijk niet of nauwelijks actief is. Er zijn bijvoorbeeld geen jaarlijkse vergaderingen, geen bestuur, geen begroting en geen onderhoudsplan. Soms is de VvE ook niet ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
Dat is juridisch en praktisch onwenselijk. Wie een appartement koopt, koopt naast bijvoorbeeld een woning ook een aandeel in het gebouw. De VvE moet het gezamenlijke beheer organiseren. Daarbij zijn de akte van splitsing, het splitsingsreglement en eventueel het huishoudelijk reglement leidend. Daarin staat onder meer welke delen gemeenschappelijk zijn, hoe kosten worden verdeeld en welke regels gelden voor besluitvorming.
Zonder actieve VvE ontbreekt vaak overzicht. Er is dan geen duidelijke administratie, geen reservefonds en soms geen collectieve opstalverzekering. Bij achterstallig onderhoud kan dat leiden tot hoge kosten voor alle eigenaars. Ook kan een slapende VvE nadelig zijn bij verkoop of financiering, omdat kopers maar ook hypotheekverstrekkers willen weten of het gebouw goed wordt beheerd.
Begin met documenten en creëer draagvlak
Een slapende VvE activeren begint met het verzamelen van de juiste stukken. Denk aan de akte van splitsing, het modelreglement, het huishoudelijk reglement, oude contracten en financiële gegevens. Deze documenten vormen de (juridische) basis van de VvE.
Daarna moet de feitelijke situatie in kaart gebracht worden. Is er een bankrekening? Zijn er reserves? Is er een opstalverzekering? Welk onderhoud is nodig? Zijn er achterstanden of lopende afspraken met derden? Met deze informatie kan de VvE gericht besluiten nemen.
Betrek vervolgens alle eigenaars. Leg uit dat activering nodig is om het gebouw goed te beheren en de kosten op de juiste wijze te verdelen. Een zakelijke en duidelijke aanpak helpt om weerstand te voorkomen. Het doel is niet alleen voldoen aan verplichtingen, maar vooral grip krijgen op onderhoud, verzekering en financiën.
Organiseer een rechtsgeldige VvE-vergadering
De VvE kan alleen besluiten nemen via de vergadering van eigenaars. Alle eigenaars moeten daarvoor op de juiste wijze worden uitgenodigd. De termijn en regels over besluitvorming volgen uit de akte van splitsing en het reglement.
Op de eerste vergadering kunnen basisbesluiten worden genomen. Denk aan het kiezen van een bestuur, het vaststellen van de begroting, het openen van een bankrekening, inschrijving bij de Kamer van Koophandel en het regelen van verzekeringen. Ook kan worden besloten om een MJOP te laten opstellen.
Controleer bij besluitvorming altijd het quorum: het minimumaantal stemmen dat tegenwoordig (aanwezig) of vertegenwoordigd moet zijn. Wordt dit quorum niet gehaald, dan kan een tweede vergadering nodig zijn. Maak daarnaast altijd duidelijke notulen. Daarin staat wie aanwezig was, welke onderwerpen zijn besproken en welke besluiten zijn genomen. Dat voorkomt discussie achteraf.
Regel reservefonds, onderhoud en verzekering
Na de vergadering moet de VvE de besluiten uitvoeren. De bestuurder kan zorgen voor inschrijving bij de Kamer van Koophandel, het openen van de bankrekening en het innen van de VvE-bijdrage.
De begroting vormt de financiële basis. Daarin staan de verwachte kosten voor beheer, verzekering, onderhoud en reservering. Het reservefonds VvE is bedoeld om groot onderhoud te kunnen betalen. Een MJOP helpt om de onderhoudskosten over meerdere jaren te plannen en de bijdrage daarop af te stemmen.
Ook de opstalverzekering verdient aandacht. Een actieve VvE regelt normaal gesproken een gezamenlijke verzekering voor het gebouw. Bij een slapende VvE ontbreekt die soms. Dat kan problemen geven bij schade aan gemeenschappelijke delen of schade door slecht onderhoud.
Lukt het niet om over zaken een besluit te nemen, dan kan in bepaalde gevallen een juridische stap nodig zijn. Een eigenaar kan bijvoorbeeld de kantonrechter vragen om in te grijpen als besluiten uitblijven of als een besluit volgens hem niet correct is genomen. Dat is meestal een laatste stap. Vaak helpt het om eerst de stukken op orde te brengen en duidelijke voorstellen aan de vergadering voor te leggen.
Conclusie
Een slapende VvE activeren vraagt om overzicht. Begin met de juridische documenten, breng de financiële en technische situatie in beeld en organiseer daarna een geldige vergadering. Zo kan de VvE besluiten nemen over bestuur, begroting, onderhoud, verzekering en reservering.
Voor appartementseigenaars is een actieve VvE belangrijk. Het beschermt de kwaliteit van het gebouw en voorkomt onverwachte onderhoudskosten. Voor bestuurders ligt de nadruk op zorgvuldige besluitvorming: juiste uitnodigingen, een duidelijke agenda, controle van stemregels en goede notulen.
Niet alles hoeft direct perfect te zijn. De belangrijkste stap is dat de VvE weer gaat functioneren zodat een basis ontstaat voor goed onderhoud, heldere kostenverdeling en financiële rust.
Wilt u meer weten of heeft u vragen over deze column? Neem dan contact op met Laurine van Gemert, Sven van der Klaauw of Marnix Nijenhof.
U kunt natuurlijk ook kijken op www.rijssenbeek.nl, of een digitaal bezoek brengen aan onze Kennisbank.
