Wie in een appartementencomplex woont, weet dat goed bestuur essentieel is. Zonder bestuur geen onderhoud, geen jaarstukken, geen besluitvorming. In de meeste VvE’s nemen bewoners die taak vrijwillig op zich. Vaak zijn het betrokken buren die naast hun werk of gezin tijd vrijmaken om het reilen en zeilen van het gebouw in goede banen proberen te leiden. Maar hoe vanzelfsprekend is dat? En mag daar iets tegenover staan?
Sommige eigenaars vinden dat vrijwilligerswerk per definitie onbetaald zou moeten zijn. Anderen wijzen op de vele uren en verantwoordelijkheden die met het bestuurswerk gepaard gaan; en daar mag best een vergoeding voor gegeven worden. Maar hoe zit het nu precies in de VvE?
De onkostenvergoeding
Allereerst is het belangrijk te weten dat bestuursleden recht kunnen hebben op vergoeding van de kosten die zij maken om hun functie uit te oefenen. Als een bestuurslid bijvoorbeeld postzegels koopt voor de VvE of een printercartridge aanschaft, dan moet de VvE deze zogenaamde onkosten vergoeden. Het gaat dan om kosten die redelijk zijn en in direct verband staan met de werkzaamheden als bestuurder. Wat daar niet onder valt zijn bijvoorbeeld persoonlijke uitgaven of luxekosten, zoals een etentje na een bestuursvergadering.
De vrijwilligersvergoeding
Naast die onkostenvergoeding bestaat er ook de mogelijkheid om bestuursleden een vergoeding te geven voor hun inzet. Dit heet een “vrijwilligersvergoeding”. Het is een financiële blijk van waardering voor de tijd en moeite die een bestuurslid in de vereniging steekt. Deze vergoeding mag alleen worden toegekend als de vergadering van eigenaars daar expliciet mee instemt. Er moet dus een besluit zijn genomen door de leden, en dat besluit moet helder zijn. Duidelijk moet zijn welk bedrag, voor welke periode aan wie precies zal worden vergoed. Zonder zo’n besluit is het niet toegestaan om dergelijke vergoedingen zomaar uit te keren. Het is ook verstandig om dit mee te nemen in de begroting van een boekjaar.
Overigens stelt de Belastingdienst duidelijke grenzen aan dit soort vergoedingen. Zolang de vergoeding niet hoger is dan € 210,00 per maand en € 2.100,00 per jaar*, wordt de vergoeding niet belast. Bedraagt de vergoeding meer dan de genoemde bedragen, dan verandert de situatie. De Belastingdienst kan de vergoeding dan belasten voor de inkomstenbelasting. Dat is dus iets om rekening mee te houden.
Voor- en nadelen
In veruit de meeste gevallen is het verstandig om binnen de grenzen van de vrijwilligersregeling te blijven.** Dat is eenvoudiger, overzichtelijker en past beter bij het karakter van een VvE: een groep bewoners die samen het beheer van hun gebouw organiseert.
Maar zelfs dan is een vergoeding niet zonder gevolgen. Want een vergoeding, hoe bescheiden ook, roept vragen op. Wat doet dat met de verwachtingen van de leden? Verwachten zij dan ook meer van het bestuur? Meer beschikbaarheid, snellere reacties, hogere kwaliteit? En wat gebeurt er met andere vrijwilligers in de VvE, zoals leden van de kascommissie of de technische commissie? Voelen zij zich nog wel gewaardeerd als alleen het bestuur een vergoeding ontvangt? Stuk voor stuk vragen waarvan de antwoorden bij een besluit over een vergoeding in overweging genomen moeten worden. Want hoewel geld waardering kan uitdrukken, kan het ook scheve verhoudingen veroorzaken.
Er is niets mis met het belonen van inzet, maar het moet eerlijk, transparant en breed gedragen zijn. Daarom is het essentieel dat VvE’s het onderwerp tijdig bespreken. Niet pas als onvrede ontstaat, maar vooraf. Als de VvE zou overwegen om een vergoeding aan te bieden, licht het voorstel dan goed toe en zorg dat iedereen zich hierover kan uitspreken. En leg het besluit vervolgens ook goed vast, zodat er achteraf geen verwarring ontstaat over wat is afgesproken.
Échte voldoening
Het is goed om te beseffen dat niet elke VvE hetzelfde is. In een complex met zes appartementen, waar de sfeer gemoedelijk is en de taken overzichtelijk zijn, is een vergoeding misschien helemaal niet nodig. In een flat met honderd woningen, meerdere liften en veel technische installaties, ligt dat mogelijk anders. Toch zien wij in de praktijk dat het succes van een bestuur vaak niet afhangt van de vergoeding, maar van iets anders: betrokkenheid.
De bestuursleden die het langst blijven, die het meest plezier hebben in hun taak en die het beste functioneren, zijn meestal niet degenen die het doen voor de vergoeding. Zij doen het omdat zij zich verantwoordelijk voelen. Omdat zij hun gebouw kennen. Omdat zij buren willen helpen en zaken op orde willen hebben. Dat is dan ook waar in veel gevallen de echte voldoening vandaan komt.
In financieel sterke VvE’s wordt er soms toch voor gekozen om een vergoeding te geven. Niet omdat dat moet, maar omdat het kan. Omdat het voelt als een passende manier om dankbaarheid uit te spreken. Maar zelfs dan moet het uitgangspunt blijven dat bestuurswerk in de eerste plaats gaat over samenwerken aan een leefbare woonomgeving. Een plek waar je met plezier woont, elkaar groet in de gang en weet dat je met elkaar verantwoordelijk bent voor de kwaliteit van het gebouw.
Een vergoeding kan daar best bij passen, maar het mag nooit de enige reden zijn waarom iemand bestuurslid wordt.
Wilt u meer weten of heeft u vragen over deze column? Neem dan contact op met Laurine van Gemert, Sven van der Klaauw of Marnix Nijenhof. U kunt natuurlijk ook kijken op www.rijssenbeek.nl of een digitaal bezoek brengen aan onze Kennisbank.
* Genoemde bedragen gelden voor 2025, zie de website van de Belastingdienst.
** Wij schreven over het risico dat een arbeidsovereenkomst ontstaat eerder in de column van maart 2023.
