Veel VvE's lopen er vroeg of laat tegenaan: de splitsingsakte past niet meer bij de praktijk. Misschien is het splitsingsreglement verouderd, wilt u verduurzamen of speelt er een verbouwing waarbij een privégedeelte wordt uitgebreid. In al deze gevallen kan het nodig zijn om de splitsingsakte te wijzigen. Binnen het appartementsrecht is dat echter geen eenvoudige stap. Het besluitvormingsproces is strikt en de gevolgen zijn vaak groot voor alle appartementseigenaren.
Er kunnen verschillende redenen zijn om een wijziging door te voeren. Denk aan een verouderd reglement, een dakopbouw waardoor een appartement groter wordt of een functiewijziging van bedrijfsruimte naar woning waarover wij in de vorige column schreven. Voor VvE-bestuurders en eigenaars is het daarom belangrijk om te begrijpen hoe een VvE-aktewijziging werkt, wanneer unanimiteit nodig is en wanneer een meerderheid volstaat. Ook speelt de rol van hypotheekverstrekkers en de notaris een belangrijke rol.
Daarnaast moet rekening worden gehouden met mogelijke schade voor individuele eigenaars. Dit kan gevolgen hebben voor de geldigheid van het besluit. In deze blog leest u hoe het wijzigen van de splitsingsakte juridisch is geregeld, welke routes er zijn en hoe u het traject zorgvuldig doorloopt.
Wanneer en waarom een de splitsingsakte gewijzigd kan worden
Een splitsingsakte vormt de juridische basis van een VvE. Hierin staat onder meer hoe het gebouw is verdeeld in appartementsrechten, welke delen privé of gemeenschappelijk zijn en welk modelreglement geldt. Veel oudere VvE's hebben een akte gebaseerd op oudere modelreglementen. Dat gaat vaak nog heel goed maar kan beperkingen geven, bijvoorbeeld bij het nemen van moderne maatregelen, zoals energiebesparing of zonnepanelen.
Ook bij fysieke veranderingen is een wijziging vaak noodzakelijk. Denk aan een verbouwing waarbij een appartement wordt vergroot met een dakopbouw of wanneer de bestemming van een ruimte wijzigt, bijvoorbeeld van bedrijfsruimte naar woning. In zulke gevallen moeten bijvoorbeeld de splitsingstekening of de breukdelen worden aangepast.
Een eerste stap in de praktijk is vaak dat de vergadering van eigenaars een zogenoemd principebesluit neemt. Dit besluit heeft geen directe wettelijke basis, maar wordt gebruikt om het traject te starten. De vergadering bepaalt dan in hoofdlijnen welke onderdelen van de akte worden gewijzigd en wie de kosten draagt. Dit zorgt voor duidelijkheid voordat verdere stappen worden gezet.
Besluitvorming bij een aktewijziging
Binnen het appartementsrecht zijn er vervolgens twee routes om een splitsingsakte daadwerkelijk te wijzigen. Daarbij gelden ook formele vereisten voor de besluitvorming. Op grond van de wet (artikel 2:42 BW) moet bij een voorstel tot wijziging de tekst daarvan vóór de vergadering ter inzage worden gelegd. Dit betekent dat er tijdig een conceptakte beschikbaar moet zijn waarin de wijziging woordelijk is opgenomen. In de praktijk gaat het hier nog wel eens mis: VvE's denken dan rechtsgeldig te hebben besloten tot wijziging van de akte zonder dat er een conceptakte ligt.
De eerste route is unanimiteit: alle eigenaars moeten hun medewerking verlenen. Dit biedt de meeste zekerheid, omdat iedereen akkoord is. Ook alle beperkt gerechtigden, zoals hypotheekverstrekkers, moeten toestemming geven. Bij erfpacht geldt dat ook de grondeigenaar moet instemmen.
De tweede route is een besluit met een meerderheid van minimaal 80% van de stemmen. Deze route wordt vaak gekozen omdat unanimiteit in de praktijk lastig te bereiken is. Het bestuur voert de wijziging dan uit op basis van het besluit van de vergadering.
Deze route kent echter beperkingen. Als de wijziging invloed heeft op de eigendomsverhoudingen, bijvoorbeeld wanneer een gemeenschappelijk deel wordt toegevoegd aan een privé-appartement, is unanimiteit alsnog vereist. In dat geval is sprake van een wijziging van de eigendomsverhoudingen, en dat kan niet via alleen een meerderheidsbesluit.
Na een 80%-besluit kan een 'wachttijd' van drie maanden in acht genomen worden. In die periode kunnen eigenaars die tegen hebben gestemd, niet aanwezig waren of blanco hebben gestemd, naar de rechter stappen om het besluit te laten vernietigen. De rechter beoordeelt dan onder andere of de eigenaar schade lijdt. Als dat niet het geval is of er een redelijke compensatie is geboden, kan het besluit in stand blijven.
Ongeacht de gekozen route geldt dat de wijziging moet worden vastgelegd in een notariële akte. Pas nadat alle toestemmingen zijn verkregen en geen procedure loopt, kan de notaris de akte passeren. Daarna volgt inschrijving in het Kadaster.
Belangenafweging en kosten
Een belangrijk aandachtspunt bij het wijzigen van de splitsingsakte is de positie van individuele eigenaars. Een besluit kan namelijk financiële of praktische gevolgen hebben voor leden die er geen voordeel van hebben. Denk aan hogere onderhoudskosten of extra gebruik van gemeenschappelijke voorzieningen.
Wanneer een eigenaar tegen een wijziging stemt, kan deze de rechter vragen om het besluit te vernietigen. De rechter kijkt dan onder andere naar de vraag of de eigenaar schade lijdt. Als die schade niet voldoende wordt gecompenseerd, kan het besluit worden vernietigd. De bewijslast ligt daarbij in belangrijke mate bij de VvE. De vereniging moet kunnen onderbouwen dat een eigenaar geen schade lijdt of dat er een passende schadeloosstelling is geregeld. Dit vraagt om een zorgvuldige voorbereiding en duidelijke communicatie binnen de VvE. Een goede belangenafweging en transparante besluitvorming verkleinen de kans op juridische procedures en dragen bij aan een soepel verloop van het traject.
Conclusie
Het wijzigen van een splitsingsakte binnen een VvE is een ingrijpend proces dat vraagt om zorgvuldigheid en kennis van het appartementsrecht. Of het nu gaat om het moderniseren van een verouderde akte, het aanpassen van de splitsingstekening of het mogelijk maken van een verbouwing: de juridische eisen zijn strikt en de gevolgen kunnen groot zijn voor alle betrokken eigenaars.
De keuze tussen unanimiteit en een besluit met 80% meerderheid hangt sterk af van de inhoud van de wijziging. Soms is wijziging alleen mogelijk met volledige medewerking van alle eigenaars. Daarnaast spelen de rol van hypotheekverstrekkers, de notariële vastlegging en de belangen van individuele eigenaars een belangrijke rol.
Voor VvE-bestuurders betekent dit dat een goede voorbereiding essentieel is. Denk aan het tijdig betrekken van een notaris, het duidelijk informeren van leden en het zorgvuldig afwegen van belangen en kosten. Zo voorkomt u vertraging en juridische discussies achteraf.
Het wijzigen van de splitsingsakte is geen dagelijkse bezigheid, maar wel een traject dat grote impact kan hebben op het functioneren van de VvE. Een deskundige aanpak helpt om dit proces efficiënt en juridisch correct te doorlopen.
Wilt u meer weten of heeft u vragen over deze column? Neem dan contact op met Laurine van Gemert, Sven van der Klaauw of Marnix Nijenhof.
U kunt natuurlijk ook kijken op www.rijssenbeek.nl, of een digitaal bezoek brengen aan onze Kennisbank.
