Een onderwerp waar geregeld onduidelijkheid over ontstaat, is de term "administrateur" in de oudere modelreglementen. De verwarring ontstaat doordat de term administrateur wordt gelezen als administratief (professioneel) VvE-beheerder in plaats van bestuurder. Sommige VvE-beheerders menen dat zij, indien een van de oudere modelreglementen van toepassing is, automatisch het bestuur van de VvE (moeten) vormen. Dat is niet zo.
Modelreglement 1973 en 1983
Vóór 1 januari 1992 werd de term administrateur gebruikt om de bestuurder van de VvE aan te duiden. Na deze datum wordt gesproken van bestuur in plaats van administrateur. De term administrateur wordt in modelreglement 1973 en 1983 gebruikt. Sinds de invoering van het Nieuw Burgerlijk Wetboek per 1 januari 1992 niet meer. In de modelreglementen vanaf 1992 wordt dus gesproken van bestuur. Naast dat de term administrateur werd vervangen door bestuur, werd ook toegevoegd dat het bestuur al dan niet uit eigenaars wordt benoemd. Als een meerhoofdig bestuur wordt benoemd dan benoemt het bestuur onderling een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De functie van secretaris en penningmeester kunnen door één persoon worden uitgevoerd, tenzij de akte van splitsing anders bepaalt.
Drie opties
De term administrateur dateert uit de tijd dat het oprichten van een VvE nog een optie was en geen verplichting. Degene die de belangen van de gezamenlijke eigenaars behartigde werd de administrateur genoemd, ongeacht of er een VvE was opgericht of niet. De administrateur had een ruimer takenpakket dan het bestuur van de VvE zoals we dat nu kennen. De administrateur had veelal naast het bestuur van de VvE, ook het administratief beheer van de VvE in handen en handelde alle zaken van de gezamenlijke eigenaars af. Het bestuur van nu beperkt zich tot het bestuur van de VvE, maar kan daarnaast ook het administratief beheer voeren over de VvE. In ieder geval handelt het bestuur namens de VvE en dus niet meer namens de gezamenlijke eigenaars. Het administratief beheer van de VvE wordt tegenwoordig feitelijk in opdracht gegeven aan een professioneel VvE-beheerder. De professioneel VvE-beheerder kan uiteraard ook tot bestuur van de VvE worden benoemd. Kortgezegd zijn er de volgende opties:
- Bestuur van de VvE met professionele VvE-beheerder voor de administratieve taken
- Bestuur van de VvE dat ook de administratieve taken uitvoert
- Professionele VvE-beheerder die tevens bestuurder van de VvE is
Juridische verschillen
Juridisch gezien zijn er verschillen tussen de hiervoor genoemde situaties. Het bestuur van de VvE wordt door de vergadering benoemd en ontslagen. De relatie van de administratief beheerder met de VvE is gegrond op de beheerovereenkomst die wordt gesloten tussen beide partijen. In de praktijk blijkt dat veel VvE-beheerders er de voorkeur aan geven om alleen het administratief beheer van de VvE te doen en niet ook het bestuur op zich te nemen. Daar is een aantal redenen voor te bedenken. In de beheerovereenkomst staat precies wat de VvE-beheerder wel en niet zal doen. Dat is anders wanneer de VvE-beheerder ook het bestuur van de VvE vormt. De taken van het bestuur vloeien voort uit de wet en uit de akte van splitsing. Daarnaast kan de beheerovereenkomst niet tussentijds worden beëindigd, tenzij sprake is van bijvoorbeeld wanprestatie van de VvE-beheerder. Het bestuur van de VvE kan worden ontslagen door de vergadering. Tot slot kan de beheerder niet aansprakelijk worden gesteld op grond van bestuurdersaansprakelijkheid als de beheerder niet tevens het bestuur is.
Kortom, daar waar in de modelreglementen 1973 en 1983 wordt gesproken van administrateur, moet bestuurder worden gelezen. Het is niet zo dat de VvE-beheerder in deze gevallen automatisch bestuur is, of zou moeten zijn.
