loading

Bestuur en controle gaan prima samen in de VvE

Helaas komt het voor, VvE's waar de financiën niet gecontroleerd (kunnen) worden. Dit werd afgelopen week weer pijnlijk duidelijk bij een VvE uit Rijswijk. Hier verdween vermoedelijk door fraude voor tonnen aan spaargeld uit de VvE-kas. Alle appartementseigenaren hebben baat bij een goed financieel beheer. Onderdelen daarvan zijn de rol van de kascommissie en het geven van mandaat aan het bestuur.

Rol van de kascontrolecommissie

De kascommissie of kascontrolecommissie van de Vereniging van Eigenaars is een speciale commissie die de boekhouding van de vereniging controleert. De belangrijkste taak van deze commissie is het controleren van de jaarrekening, gemaakt door de penningmeester van het bestuur van de VvE of de VvE-beheerder. In de jaarrekening kunnen belanghebbenden zien hoe de VvE er financieel voor staat. De jaarrekening van de VvE bevat onder andere een balans, een exploitatierekening en een toelichting. De kascommissie spreekt een oordeel uit over het gevoerde financiële beleid. De bevindingen van de kascommissie worden gedeeld op de jaarvergadering van de VvE. De kascommissie wordt jaarlijks gekozen door de vergadering en moet onafhankelijk zijn van het bestuur. Verder mag de kascommissie alles controleren en mag zij inzage in alle stukken opvragen.

De boekhouding gebeurt veelal nog op de oude vertrouwde manier met pen en papier en een afschrift van de bank. Toch zal steeds vaker de kascontrole digitaal plaatsvinden. Als daarbij dezelfde inlichtingen verschaft worden is hiervoor geen bezwaar.

De controle is van belang om mogelijke fraude binnen een VvE te voorkomen of te identificeren. Een goede kascommissie kijkt dus niet alleen óf er een factuur is, maar óók en vooral óf de prestatie geleverd is. De twee manieren die kascommissie tot haar beschikking heeft voor het beperken van de fraude zijn:
1. door eigen waarneming;
2. door een goede autorisatieprocedure voor betalingen.

Mandaat aan het bestuur

Het bestuur mag besluiten nemen die te maken hebben met het dagelijks beheer. Hiervoor heeft bestuur heeft het mandaat van de ALV gekregen door de goedgekeurde begroting. Ook mag de ALV een maximum aan bedragen vaststellen tot welke hoogte het bestuur verplichtingen mag aangaan of uitgaven mag doen. Het is in het belang van de VvE hierover afspraken te maken om risico's te beperken.

Op de hoogte blijven? Meld je aan voor onze nieuwsbrief
Toestemming