Money, Money, Money

Geld is altijd een lastig punt. Praten over geld is vaak ook nog een taboe. Toch is geld binnen VvE’s belangrijk. Zowel aan de positieve als aan de negatieve kant van de balans. In mijn vierde column van dit jaar staat geld centraal en daarom is deze column mede geschreven door mijn collega Glen Stokman. Hij is samen met een collega bij Rijssenbeek Advocaten verantwoordelijk voor de VvE Incassopraktijk.

Geld als motor

In een eerdere column heb ik het gehad over het onderhoud en beheer van het appartementencomplex. Of dat nu groot is of klein: de kosten moeten worden betaald door de VvE. Leden moeten op grond van de wet en het splitsingsreglement “bijdragen” aan die kosten en dat doen zij door het betalen van veelal maandelijkse (voorschot- en definitieve) bijdragen en als het nodig is: eenmalige bijdragen. De hoofdregel is ook dat pas geld uitgegeven mag worden als het er is (wellicht trappen we hier een open deur in, maar toch).

Onwil of onmacht?

Het is voor veel VvE-besturen en VvE-beheerders een frustrerend probleem als er veel openstaande eigenarenbijdragen zijn. Loopt de post debiteuren te hoog op, dan is dat ook problematisch voor de VvE omdat zij haar taak dan niet (of niet goed) kan vervullen. Hoe gaat het incasseren van voorschotbijdragen, eenmalige bijdragen en/of afrekeningen van stookkosten nu in de incassopraktijk? Het is belangrijk om duidelijk te krijgen waarom een eigenaar deze bijdragen niet of niet tijdig voldoet. Is sprake van “betalingsonwil” of van “betalingsonmacht”?

Het verschil is van belang bij het verdere traject. Gaat de VvE een incassoprocedure starten of juist (nog) niet? Van betalingsonwil is sprake als de betreffende eigenaar bijvoorbeeld vindt dat de VvE niet gezorgd heeft voor onderhoud en dat zelf wil gaan doen. Hij meent dan dat hij zijn betalingsverplichting op kan schorten of kan verrekenen met een vordering die hij heeft (of zegt te hebben) op de VvE. Bij betalingsonmacht kán de eigenaar de bijdrage niet betalen. Bijvoorbeeld doordat hij/zij werkloos is geworden, een uitkering is stopgezet of hij/zij onverwacht voor andere hoge kosten is komen te staan.

Wanneer incasseren?

Op basis van de meeste splitsingsakten en modelreglementen moet een eigenaar maandelijks vóór de eerste van de maand 1/12e deel van de voorschotbijdrage van een boekjaar hebben voldaan, zie bijvoorbeeld artikel 11 lid 3 MR 2006. Blijft die betaling uit, dan is het meest eenvoudig en vaak het snelst om contact op te nemen met de eigenaar om zo te achterhalen waarom niet is betaald. Vaak is het simpel attenderen van die eigenaar voldoende om alsnog een betaling te krijgen. Dit gaat het meest makkelijk bij de betaling van afrekeningen van stookkosten omdat deze slechts één keer per jaar voorkomen en weleens worden vergeten.

Als de reguliere maandelijkse betalingen achterwege blijven, is een enkele herinnering meestal niet voldoende. De ervaring van de incasso-afdeling van Rijssenbeek Advocaten is dat hoe hoger de achterstand oploopt, hoe langer het duurt voordat deze is opgelost. Wacht dus niet te lang met het zetten van stappen. En die “stappen” hoeven zeker niet direct juridische stappen te zijn!

Hoe incasseren?

Wat is de beste manier om met achterstanden van eigenaren binnen de VvE om te gaan? Uiteraard begint de incassering van achterstallige bijdragen altijd met een contactmoment. Dit kan telefonisch, per e-mail of per gewone post zijn.

De meest doortastende manier om een eigenaar bewust te maken van een achterstand is door hem/haar te bellen. Je bespreekt dan niet alleen de achterstand, maar hoort ook vaak de reden. Je kan dan direct oplossingsgericht met deze eigenaar in overleg gaan en afspraken maken. Lukt het niet telefonisch, dan zijn de post of een e-mailbericht goede alternatieven. Zorg er dus als VvE-bestuur en VvE-beheerder voor dat de contactgegevens van de eigenaren op orde zijn.

De 14-dagenbrief

Wanneer een VvE eigenaren aanschrijft vanwege achterstallige bijdragen moet de VvE dit ook op de juiste wijze doen. Rijssenbeek Advocaten incasseert al 30 jaar voor VvE’s en door de jaren heen hebben wij veel verschillende brieven met verschillende tekstuele varianten voorbij zien komen. Elk juridisch incassotraject start met een juiste ingebrekestelling, ook wel een ‘14-dagen brief’ genoemd. Een eigenaar moet in deze ingebrekestelling een kosteloze betalingstermijn van 14 dagen geboden krijgen om zijn/haar achterstand aan te zuiveren. In de brief moet ook vermeld zijn hoe hoog het bedrag aan buitengerechtelijke incassokosten is dat de eigenaar verschuldigd is als hij niet binnen de gestelde termijn voldoet. De ingebrekestelling moet schriftelijk worden verzonden. Dit kan per e-mail, maar ook per post. De VvE moet in een procedure wel kunnen aantonen dat de e-mail of de brief de eigenaar daadwerkelijk heeft bereikt.

Incassobesluit

Wordt de achterstand na de brief nog steeds niet voldaan, dan is het verstandig de kwestie uit handen te geven aan een professionele partij. Op onze incasso-afdeling nemen we het “incassodossier” door, controleren de vordering en de grondslag daarvan en schrijven dan de debiteur nogmaals aan zodat deze alle kans gehad heeft om een procedure te voorkomen. Meestal is dit voldoende en wordt de vordering aan de VvE voldaan. Zo niet, dan wordt de eigenaar gedagvaard en moet het recht zijn loop krijgen. Het is (voor dat geprocedeerd kan worden) van belang dat de VvE een incassobesluit neemt: een doorlopende machtiging van de vergadering van eigenaars aan het bestuur om incassoprocedures te mogen voeren tegen eigenaren. De procedure eindigt met een vonnis. Wanneer dan nog niet betaald wordt, moet dat vonnis worden uitgevoerd (geëxecuteerd). Dat doet de deurwaarder. Ook daarvoor geldt dat het verstandig is dat de VvE een incassopartij heeft die strikt volgens de regels van de wet de incasso uitvoert en op een nette wijze haar werkzaamheden voor de VvE uitvoert. “Incassocowboys” zijn uit den boze en leveren veelal meer gedoe op dan dat ze oplossen.

Geen incasso is hetzelfde en soms zijn ze aanmerkelijk complexer dan “normaal”. Juist dan moet de VvE zorgen dat zij haar huiswerk op orde heeft zodat geen uitvoering gegeven hoeft te worden aan een zeer onprettig artikel dat in menig splitsingsreglement staat en dat vaak als volgt luidt:

“…Indien een eigenaar het bedrag van zijn definitieve bijdrage niet binnen zes maanden na verloop van de termijn als bedoeld in artikel 12 vierde lid heeft voldaan, wordt zijn schuld omgeslagen over de andere eigenaars, etc.…”

Juist ook bij incasso’s geldt dat voorkomen beter is dan genezen. Heeft u als eigenaar van een appartement moeite om de financiële verplichtingen na te komen, praat er dan over met het bestuur of het beheer en maak samen afspraken over een oplossing.

Glen Stokman en mr. Marnix J.J. Nijenhof – Rijssenbeek Advocaten

Op de hoogte blijven? Meld je aan voor onze nieuwsbrief
Toestemming
loading