Big Brother is watching

Persoonsgegevens en de verwerking daarvan zijn al sinds jaar en dag een hot topic in maatschappelijke discussies. Ook VvE’s hebben hier mee te maken en krijgen redelijk vaak te maken met eigenaren en gebruikers die zich beroepen op ‘hun privacy’.

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ingegaan. Bij de invoering van deze Europese verordening was heel VvE-land in rep en roer. Want hoe moest dat nu met het VvE-beheer? En hoe moest het bestuur van de VvE nu omgaan met de incasso van VvE-bijdragen als men niet eens mocht weten welke eigenaar nu precies een achterstand had?

Wat zijn nu precies persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon. Een persoon is geïdentificeerd wanneer deze uniek van alle andere personen binnen een groep te onderscheiden is. Kortom, de gegevens dienen op een zodanige wijze iets over de persoon te zeggen, dat zij daarmee unieke informatie over die persoon bevatten. Het begrip persoonsgegevens is dus zeer ruim. Dit betekent dat voornaam, achternaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, straatnaam, postcode en huisnummer, woonplaats, telefoonnummers, e-mailadres, leeftijd, BSN-nummer, bankgegevens, videobeelden etc. persoonsgegeven (kunnen) zijn. Deze persoonsgegevens worden binnen de VvE verwerkt en dan kom je bij bijvoorbeeld het gebruik van beveiligingscamera’s en bij eigenaarsregisters het volgende tegen.

De praktijk van alledag

Gelukkig heeft de invoering van de AVG niet tot al te grote problemen geleid. Veel VvE’s en hun beheerders waren veelal goed voorbereid. Wel zijn er aandachtspunten voor de praktijk van alledag. Bij VvE’s komt met enige regelmaat de vraag of bepaalde persoonsgegevens wel of juist niet mogen worden verwerkt in het kader van de AVG. Ook eigenaars doen geregeld een beroep op de AVG om bepaalde persoonsgegevens niet te hoeven verstrekken. Mijn ervaring is wel dat eigenaren dit wat vaker lijken te doen op het moment dat ze worden aangesproken op hun gedragingen, bijvoorbeeld bij overlastkwesties of bij betalingsachterstanden.

Om te beoordelen of het verwerken van persoonsgegevens wel of niet gerechtvaardigd is, moet worden gekeken naar de zes (rechts)grondslagen uit de AVG. Persoonsgegevens mogen worden verwerkt als dat gebeurt op basis van één van de (rechts)grondslagen. Meer over deze (rechts)grondslagen is te vinden in dit meer uitgebreide artikel. Voor de fijnproevers.

Ledenlijst

Bij VvE’s komt het bijvoorbeeld voor dat een eigenaar, of de gemachtigde van een eigenaar, de ledenlijst opvraagt omdat hij/zij een rechtszaak wil opstarten. Het bestuur vraagt zich dan af of deze lijst wel kan worden verstrekt zonder daarmee de AVG te overtreden. In de wet staat dat wanneer de VvE betrokken is bij een gerechtelijke procedure, de verzoeker, alle andere stemgerechtigden en de VvE bij name (moeten) worden opgeroepen. Het bestuur van de VvE moet de ledenlijst dan ook verstrekken, omdat hier een wettelijke grondslag voor is.

Camera's

Een andere vraag die geregeld aan ons wordt voorgelegd is of de VvE camera’s mag plaatsen en hoe het gebruik van de camera’s moet worden vastgelegd. Ja, dat mag, maar niet zonder dat de registratie en verwerking daarvan goed geregeld is. Dat moet goed gebeuren omdat die camera’s natuurlijk beelden kunnen registreren waarop personen en gedragingen te zien zijn. Rijssenbeek Advocaten heeft daarom voor VvE’s een cameraprotocol opgesteld. Daarin worden voor de VvE regels opgenomen over het doel van het cameratoezicht, de taken en de verantwoordelijkheden, de digitale opslagruimte en beveiliging van de beelden, de bediening van het camerasysteem, verslaglegging en rapportage en inzage en uitgifte van opgenomen camerabeelden aan derden.

Heeft uw VvE wel camera’s maar geen goed protocol? Neem dan contact op met uw VvE-beheerder en vraag hem of haar daarvoor te zorgen. Leest u dan ook eens het volgende artikel van mijn kantoorgenoot mevrouw S. Siebes.

Mr. Marnix J.J. Nijenhof – Rijssenbeek Advocaten

Op de hoogte blijven? Meld je aan voor onze nieuwsbrief
Toestemming
loading