De VvE geeft jaarlijks geld uit, uw geld! Dat gaat dan om verschillende zaken, zoals onderhoud van de lift, renovatie van het gebouw of juridisch advies van Rijssenbeek Advocaten. Alle geldzaken van de VvE zijn terug te vinden in de jaarstukken.
Het is van belang dat de jaarstukken door een onafhankelijke partij worden gecontroleerd. Dit om te voorkomen dat bijvoorbeeld het bestuur geld van de VvE uitgeeft, terwijl dit niet mocht.
De jaarstukken kunnen door drie verschillende partijen worden gecontroleerd:
- de Raad van Commissarissen;
- een accountant;
- een Kascommissie.
In dit artikel zal worden uitgelegd wat de Kascommissie precies doet. Wie zitten erin? En wat doen ze nu eigenlijk? Kortom, wat zijn de taken en doelen van de Kascommissie?
Wettelijke grondslag
De Kascommissie van de VvE is op basis van de wet (artikel 5:135 BW en 2:48 lid 2 BW) bevoegd. Daarin staat:
"(...) indien er geen raad van commissarissen is benoemd en een verklaring van een accountant ontbreekt, benoemt de vergadering een Kascommissie van ten minste twee leden, die geen deel van het bestuur mogen uitmaken."
Wanneer een Kascommissie?
Een Kascommissie wordt benoemd door de Vergadering van Eigenaars als er geen Raad van Commissarissen is én er geen accountant is ingeschakeld. Iemand moet namelijk bekijken hoe het "huishoudboekje" van de VvE er uitziet.
De leden van de Kascommissie
De wet zegt dat de Kascommissie uit minimaal twee leden moet bestaan. De leden van de Kascommissie mogen niet ook bestuurslid zijn, anders keurt de slager immers zijn eigen vlees. Zo controleert de Kascommissie dus mede het gevoerde beleid van het bestuur.
In de praktijk is veel discussie over de vraag of de leden van de Kascommissie alleen uit de eigenaars van de VvE mogen worden benoemd. De wet en de Modelreglementen verbieden niet dat de vergadering een niet-eigenaar van de VvE tot lid van de Kascommissie benoemt. Wij vinden dat hieruit volgt dat een lid van de Kascommissie dus ook een niet-eigenaar kan zijn. Hier wordt soms wel anders over gedacht. De kantonrechter uit Amsterdam heeft op 5 november 2013 bijvoorbeeld geoordeeld dat de VvE alleen eigenaars van de VvE tot Kascommissieleden mag benoemen.
Orgaan?
De Kascommissies is geen orgaan van de VvE (zoals de Vergadering van Eigenaars en het bestuur dat wel zijn) en dus ook niet ondersteunend aan of voor het bestuur van de VvE. De Kascommissie heeft daarom ook geen vertegenwoordigingsbevoegdheid. De Kascommissie kan dus niet zelfstandig besluiten nemen.
Omdat de Kascommissie van de VvE geen zelfstandig orgaan is, valt zij onder de verantwoordelijkheid van de Vergadering van Eigenaars en het bestuur van de VvE. Indien de Kascommissie haar werk niet op de juiste wijze uitvoert, dan zijn zij daarvoor dus verantwoordelijk (en aansprakelijk).
De taak
De Vergadering van Eigenaars moet de Kascommissie benoemen om de jaarstukken van de VvE te controleren. De Kascommissie maakt vervolgens een verslag van haar bevindingen en legt dit verslag voor in de vergadering. In dit verslag neemt de Kascommissie een advies op of de jaarstukken wel of niet goedgekeurd moeten worden. Het verslag van de Kascommissie kan mondeling op de vergadering worden uitgebracht, maar kan ook schriftelijk worden uitgebracht.
Maar wat houdt het controleren van jaarstukken in? De Kascommissie onderzoekt de balans en de staat van de baten (de inkomsten) en lasten (uitgaven) met toelichting. Dit betekent dus feitelijk dat de Kascommissie controleert of de bonnetjes en bankafschriften kloppen. Het onderzoek van de Kascommissie kan ook zien op het gehele financiële gevoerde beheer van de VvE, inclusief het beleid van de VvE en/of het bestuur.
De taak van de Kascommissie kan dus verder gaan dan alleen adviseren over de vraag of de jaarstukken kloppen. De Kascommissie kan dus ook (financiële) maatregelen adviseren met betrekking tot bijvoorbeeld een onvoldoende gevuld reservefonds, een grote achterstand in de betaling van de voorschotbijdragen, de financiële gevolgen van verduurzamingsprojecten of over lopende contracten.
Let wel, de Kascommissie geeft alleen een advies aan de Vergadering van Eigenaars. De vergadering kan het advies van de Kascommissie naast zich neerleggen en dus anders besluiten dan door de Kascommissie is geadviseerd. Dit besluit moet dan wel goed gemotiveerd worden door de vergadering. Ook moet het besluit goed genoteerd worden in de notulen van de vergadering.
Inzage
Om de jaarstukken (en het beleid) te kunnen controleren, heeft de Kascommissie onder andere de jaarstukken nodig. Het bestuur is verplicht alle financiële documenten over het te beoordelen boekjaar te geven aan de Kascommissie, zodat de Kascommissie haar taak goed kan uitvoeren.
Doel
Het doel van de Kascommissie is dus het controleren van de jaarstukken en het adviseren van de Vergadering van Eigenaars. Ze zijn dus eigenlijk uw financiële waakhond!
Carmen Pool en mr. Marnix J.J. Nijenhof – Rijssenbeek Advocaten
