VVE-010 heeft mij gevraagd om maandelijks een column te schrijven over onderwerpen die van belang zijn voor VvE's. Dat kan een uitspraak van een rechter (jurisprudentie) zijn, een mening of bijvoorbeeld ontwikkelingen in VvE-land. Dit is mijn eerste column.
Op 31 oktober 2019 vierde VVE-010 haar lustrum. Ik was voor die gelegenheid gevraagd als gastspreker te spreken over problemen die VvE's in deze tijd ondervinden. Ik heb het toen in mijn presentatie gehad over problemen bij besluitvorming in VvE's, leefbaarheid en verschuivende samenstellingen van VvE's. Ook ben in gegaan op wat nu eigenlijk maakt dat een VvE goed functioneert: "de gezonde VvE". Nu een jaar later heeft dat laatste onderwerp een totaal andere betekenis gekregen.
Een van de elementen die maakt dat een VvE "gezond" is - zo vertelde ik mijn toehoorders op het lustrumcongres - is een goede regie vanuit het bestuur en de VvE-beheerder en een goed georganiseerde VvE. Een goed georganiseerde VvE heeft actieve leden en zo kan gezorgd worden voor goed onderhoud, een prettige leefomgeving en goede onderlinge verhoudingen tussen de leden. Actieve leden komen naar vergaderingen en nemen besluiten over het reilen en zeilen van de VvE.
Quorum en unanimiteit
U weet dat bij besluitvorming in een VvE - kort gezegd - de meerderheid bepaalt wat er gebeurt. In de splitsingsakte van een VvE staat wat die meerderheid precies moet zijn (dat kan verschillen per besluit). Daarin staat ook dat als minder dan de helft van het totaal aantal stemmen aanwezig is, geen (geldige) besluiten kunnen worden genomen. Dit wordt het quorum genoemd. Buiten de vergadering om kunnen alleen besluiten genomen worden als alle leden schriftelijk hebben gemeld dat ze het ermee "eens" zijn. Unanimiteit dus. Dit laatste is een complicerende factor.
In de praktijk is het altijd lastig om voldoende eigenaren te activeren om naar de vergadering te komen en besluiten te nemen. In veel VvE's woedt een strijd om zoveel mogelijk leden naar de vergaderingen te krijgen. In het voorjaar van 2020 greep het coronavirus om zich heen en ook VvE's kregen daarmee te maken. Hoe vergader je als VvE als mensen niet bij elkaar mogen komen en het hele land in lockdown gaat?
Digitaal vergaderen en stemmen
Vanuit de praktijk kwam veel vragen over de mogelijkheden om via de digitale weg te stemmen of zelfs te vergaderen. Fysieke aanwezigheid was (en is) immers niet meer verantwoord. Voor VvE's bestaat geen specifieke wettelijke regeling ten aanzien van het digitaal stemmen. Dat vond de wetgever niet nodig oordeelde de rechtbank Oost-Brabant in 2017 al. Ook in de meeste splitsingsakten staat niet hoe de stem moet worden uitgebracht. Digitaal stemmen kan een uitkomst bieden.
Digitaal stemmen is echter niet hetzelfde als digitaal vergaderen. Alle thuiswerkende eigenaren van een appartement denken misschien dat een vergadering via Skype, Zoom, Teams of Hangouts toch een prima alternatief kan zijn, maar is dat ook zo? Bijzondere tijden vragen om creatieve oplossingen, maar tegelijkertijd kunnen dergelijke vergaderingen ook te provisorisch zijn en kunnen de vereiste waarborgen onvoldoende zijn. Het risico bestaat dat de genomen besluiten vernietigbaar of zelfs nietig zijn.
Tijdelijke wet Covid-19
Veel VvE's hebben de vergaderingen van het voorjaar van 2020 uitgesteld in de hoop dat zij in het najaar een "inhaalslag" zouden kunnen maken. Bij een aantal is dat gelukt, maar bij vele ook niet. Het digitaal stemmen is voor veel VvE's een goede manier gebleken om toch besluiten te kunnen nemen. Ook het stemmen via een volmacht heeft voor een deel van de VvE's een oplossing gegeven. Voor meer informatie verwijs ik graag naar deze link. Er zijn echter ook veel VvE's die niet hebben vergaderd. Dat is in juridisch opzicht geen groot drama, maar je moet als VvE op een gegeven moment wel verder. De wetgever schakelde snel en met ingang van 16 maart 2020 geldt de tijdelijke wet Covid-19.
Deze geldt nog steeds en is inmiddels per 1 december vorig jaar verlengd met drie maanden. De verwachting is dat deze net zo vaak verlengd zal worden als nodig is. Ik vrees dat dat dus nog wel even duurt. Deze wet maakt een vergadering zonder een fysieke bijeenkomst mogelijk, hoe dat gaat kunt u hier nalezen.
Waar VvE-besturen en VvE-beheerders eerst alles op alles moesten stellen om zoveel mogelijk leden van een VvE naar een vergadering van eigenaren te krijgen, moeten zij nu alles op alles stellen om juist zo min mogelijk mensen naar een fysieke vergadering te krijgen. Een duivelse tegenstelling omdat de VvE-besturen en VvE-beheerders tegelijkertijd willen zorgen voor een zo groot mogelijke betrokkenheid van de leden bij de VvE.
Betrokken, maar nu even op fysieke afstand. Zo krijg je zowel in figuurlijke als in letterlijke zin een "gezonde VvE".
Marnix J.J. Nijenhof, advocaat-partner bij Rijssenbeek Advocaten
