In februari van elk jaar begint het “vergaderseizoen”. Veel VvE’s vergaderen in de eerste helft van het jaar. Waarom is die vergadering belangrijk en hoe gaat dat? Daaraan besteden we in deze column aandacht.
Inleiding
Als eigenaar van een appartement ben je van rechtswege lid van de vereniging van eigenaars. Dit is opgenomen in artikel 125 van Burgerlijk Wetboek 5. Het hoogste orgaan binnen de vereniging van eigenaars is de vergadering van eigenaars. Dit zijn alle eigenaars tezamen. Jaarlijks wordt door de vergadering van eigenaars vergaderd over allerlei belangrijke zaken binnen de VvE. Over het organiseren van en beslissen op de vergadering van eigenaars worden geregeld vragen gesteld. Hierna zullen wij in algemene zin bespreken hoe de vergadering van eigenaars in zijn werk gaat.
Oproepen
Jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar dient een vergadering van eigenaars plaats te vinden. Dit is opgenomen in de modelreglementen (MR) 1983, 1992, 2006 en 2017. Modelreglement 1973 schrijft een termijn van vijf maanden voor. Los van deze regel geldt dat de vergadering ook bijeen kan worden geroepen wanneer het bestuur dit nodig acht of wanneer een bepaald aantal eigenaars het bestuur verzoekt een extra vergadering in te lassen. Modelreglementen 1973 en 1983 schrijven voor dat het om een nader in de akte te bepalen aantal moet gaan en in modelreglementen 1992, 2006 en 2017 is opgenomen dat het moet gaan om minimaal 10% van het totaal aantal stemmen.
De termijn voor oproepen bedraagt in modelreglementen 1992, 2006 en 2017 15 dagen. De dag van de oproeping en van de vergadering worden niet meegerekend. In modelreglement 1973 en 1983 is respectievelijk een termijn van acht dagen en acht vrije dagen opgenomen. Ook in dit geval worden de dag van de oproeping en de dag van de vergadering niet meegerekend. Wat precies onder “vrije dagen” zoals bedoeld in MR 1973 moet worden verstaan, is niet helemaal duidelijk. Er wordt aangenomen dat onder die dagen alle dagen worden verstaan behalve de dag van oproepen en de dag van vergaderen. Alle dagen die daartussen liggen, ook zaterdagen, zondagen en feestdagen worden gezien als vrije dagen.
Bij de oproeping voor de vergadering van eigenaars worden de onderwerpen van de agenda gevoegd en natuurlijk de plaats en het tijdstip van de vergadering vermeld.
Agenda
In MR 2006 en 2017 is opgenomen dat een stemgerechtigde bevoegd is tot uiterlijk zeven dagen voor de vergadering aan het bestuur onderwerpen door te geven om op de agenda te plaatsen. Het bestuur is verplicht de overige stemgerechtigden hiervan in kennis te stellen. Het bestuur mag dit alleen weigeren als dit redelijk en billijk is. Wanneer hier sprake van is, is afhankelijk van de specifieke feiten en omstandigheden van het individuele geval. Hier kan geen algemeen antwoord op worden gegeven. In de overige modelreglementen ontbreekt deze bepaling.
Quorum
Om tijdens de vergadering rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen, moet voldaan zijn aan het quorum. Het quorum is het aantal stemmen dat tenminste aanwezig moet zijn om besluiten te kunnen gaan nemen. In de modelreglementen 1973, 1983 en 1992 is opgenomen dat om normale meerderheidsbesluiten te kunnen nemen tenminste de helft van het aantal stemmen aanwezig moet zijn. Dit geldt niet voor besluiten waarvoor een gekwalificeerde meerderheid is vereist.
Het quorumvereiste is in modelreglementen 2006 en 2017 geschrapt. De opkomst ter vergadering is daar dus minder een probleem. In deze reglementen geldt alleen een quorumvereiste voor besluiten die met een gekwalificeerde meerderheid moeten worden genomen.
Tweede vergadering
Als in een eerste vergadering het quorumvereiste niet wordt gehaald dan kunnen geen rechtsgeldige besluiten worden genomen. Voor MR 2006 en 2017 geldt dit alleen voor besluiten die met een gekwalificeerde meerderheid moeten worden genomen. Modelreglementen 1973, 1983 en 1992 bepalen dat indien minder dan de helft van het aantal stemgerechtigden aanwezig is het quorum niet is gehaald. In deze gevallen moet een tweede vergadering worden uitgeschreven.
De tweede vergadering mag niet eerder dan twee en niet later dan zes weken na de eerste vergadering plaatsvinden. In de oproeping voor de tweede vergadering moet staan dat het om een tweede vergadering gaat. In die tweede vergadering kunnen alleen onderwerpen worden besproken die ook al voor de eerste vergadering stonden gepland.
Bij het vergaderen binnen de vereniging van eigenaars komen dus behoorlijk wat regels kijken. Bij vragen, neem gerust contact met ons op.
