Thema's - Besluitvorming

De vergadering van eigenaars: het hoogste orgaan binnen de VvE

Verreweg de meeste besluiten worden genomen door de vergadering van eigenaars. Dit kan echter ook middels een schriftelijk voorstel, waarbij de eigenaren wel of niet akkoord gaan. Minimaal één keer per jaar komen de eigenaars of leden binnen een VvE samen om besluiten te nemen. Alle punten waarover gestemd gaat worden, zijn vooraf kenbaar gemaakt op de agenda. Alle leden hebben het recht zaken voor te dragen waarover de vergadering kan stemmen. De vergadering beslist in alle niet-spoedeisende gevallen over het onderhoud dat aan het gebouw moet gebeuren en in de meeste gevallen over de overeenkomsten die de VvE aangaat.

Stemverhoudingen

In de splitsingsakte kun je terugvinden welke stemverhoudingen er in de vergadering van eigenaars worden gehanteerd. Dit is vaak gelijk aan het aantal breukdelen dat jij hebt met jouw appartement binnen de VVE. Breukdelen bepalen het aandeel per appartement in de totale gemeenschap, welke vaak zijn gebaseerd op het vloeroppervlak van je appartement (in relatie tot de totale vloeroppervlakte van de appartementen van de andere VvE-leden). Dit kan ook anders zijn. We zien bij kleine VvE’s vaak dat iedereen een gelijke stem heeft in de VvE, ongeacht de omvang van zijn of haar appartement. Ook kunnen er bijvoorbeeld uitzonderingen zijn opgenomen in de akte voor mensen die op de begane grond wonen en geen gebruik maken van de lift. Zij betalen daar niet voor en kunnen in sommige gevallen ook niet mee stemmen over kosten die met dit onderdeel gemoeid zijn.

Quorum

Het benodigde stemmenaantal dat voor een vergadering nodig is om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen, heet het quorum. In een vergadering dient minimaal de helft van het totaal aantal uit te brengen stemmen aanwezig of bij volmacht vertegenwoordigd te zijn. Indien het quorum niet behaald wordt, dient het bestuur (of de beheerder namens het bestuur) een nieuwe vergadering uit te schrijven. Deze moet op zijn vroegst twee weken na de eerste vergaderdatum en niet later dan zes weken gehouden worden. In een tweede vergadering komt het quorum te vervallen en mogen alle aanwezigen of anders rechtsgeldig vertegenwoordigden besluiten nemen over de eerder geagendeerde punten. In de meeste gevallen worden besluiten genomen met een volstrekte meerderheid, minimaal de helft plus één.

Afwijkende bepalingen

In ieder modelreglement wordt gesproken over een afwijkend quorum bij een aantal te nemen besluiten. Omdat veel VvE’s het niet redden om voldoende opkomst te halen om direct te kunnen vergaderen, wordt er vaak een tweede vergadering uitgeschreven. De grote besluiten die genomen moeten worden over bijvoorbeeld aanpassingen in het huishoudelijk reglement, aan te brengen nieuwe installaties en in sommige gevallen voor het wijzigen van de kleur van het schilderwerk, zijn van grote impact op alle leden en hebben vaak verstrekkende gevolgen. 

Wat als de vergadering bijvoorbeeld besluit het huishoudelijk reglement aan te passen op een wijziging van de kleur van het zonnescherm dat je net hebt aangeschaft. Of wat als er wordt besloten dat het bestuur de kleur van het schilderwerk mag kiezen en het gebouw wordt paars? Of wat als er wordt gekozen voor een alternatieve verwarmingsinstallatie, terwijl je net een nieuwe ketel hebt besteld? Ook kunnen dergelijke besluiten financiële gevolgen hebben wanneer er niet voldoende gespaard is. Dan kan een extra voorschotbijdrage nodig zijn.

Omdat hier bij het maken van de modelreglementen al over nagedacht is, moet hier vaak meer dan 66% (of meer) van de stemmen voor aanwezig zijn alvorens er een besluit kan worden genomen. In de tweede vergadering vervalt in deze gevallen ook het quorum en moeten de besluiten met een gekwalificeerde meerderheid van de aanwezige stemmen worden genomen.

Welke besluiten kan het bestuur zonder toestemming van de vergadering nemen?

Het bestuur kan en mag beslissen over onderhoudswerkzaamheden aan de gemeenschappelijke delen voor een maximaal bedrag dat in de splitsingsakte of door de vergadering is vastgesteld. Voor het nemen van spoedeisende maatregelen, zoals het verhelpen van een ernstige lekkage, die het vastgestelde bedrag te boven gaan, kan het bestuur met toestemming van de voorzitter van de vergadering besluiten nemen.

Financiële verantwoording

Het bestuur is aangesteld door de vergadering om namens de leden te handelen. Zij nemen hierbij ook de verplichting op zich om een jaarrekening te presenteren (ook wel winst- en verliesrekening of exploitatierekening genoemd). Hierin moet duidelijk te zien zijn hoeveel geld er op de bankrekeningen van de VvE staat, hoeveel geld er is gespaard voor het planmatig onderhoud (reservefonds) en welke overige kosten de VvE heeft gemaakt.

Voor de controle van de financiële stukken wordt een kascontrolecommissie benoemd in de vergadering. De kascontrolecommissie controleert de onderliggende stukken van de uitgaven van de VvE. In het modelreglement of in de splitsingsakte staat beschreven hoe er omgegaan dient te worden met een overschot of verlies. Moet het verlies worden aangevuld of mag het ten laste gaan van het opgebouwde reservefonds? En bij een overschot: moet dit worden uitgekeerd aan de leden of worden toegevoegd aan het reservefonds?

Indien het bestuur zijn werk goed heeft gedaan en alle zaken duidelijk heeft toegelicht, kan er décharge worden verleend voor het gevoerde financiële beleid over het voorgaande boekjaar. Hiermee neem je als VvE afstand van het vorderingsrecht op de bestuurder en de beheerder. 

Deze zaken worden apart benoemd op de agenda van vergadering en daar dient de vergadering over te stemmen.

Notulen

Het is verplicht om van iedere vergadering van eigenaars de notulen op te stellen. Die verplichting is opgenomen in de splitsingsreglementen. De notulen is een beknopte weergaven van de vergadering en wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld en ondertekend door de voorzitter en of door de bestuurder. Het belangrijkste onderdeel van de notulen is de juiste omschrijving van het genomen besluit, die ook apart worden opgenomen in een besluitenlijst. Tevens is het handig, wanneer er acties worden afgesproken in een vergadering, om die apart op te nemen in een actiepuntenlijst. Iedere eigenaar kan te allen tijde inzage van de notulen verlangen.